Wat is een PIM Systeem?

Run je een bedrijf, dan heb je te maken met eindeloos veel data. Zeker in het huidige tijdperk is deze data vaak digitaal. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de prijs van de producten, maar ook kortingen, productomschrijvingen of de beschikbaarheid van een fysiek product in je magazijn.

Zonder PIM-systeem sla je al deze data op als teksten, tabellen, afbeeldingen of multimediabestanden. Dat doe je bijvoorbeeld deels in een ERP-systeem of in eindeloos veel Excel-bestanden. De informatie komt dus op verschillende plekken terecht en vormt op termijn een eindeloze chaos. Niet zo handig! Daarom verzamel je deze data liever centraal in een PIM-systeem.

Een PIM-systeem staat voor een ‘Product Information Management’ systeem. In dit systeem kan je de informatie over je producten centraal verzamelen, beheren én publiceren. Dat is superhandig, want zo versnippert productdata niet meer. Met behulp van een PIM-systeem houd je alles consistent gedurende de hele levenscyclus en het verkoopproces van een product. En dat ook nog op een overzichtelijke manier!

 

PIM-systeem voor marketing & verkoop

Productinformatie is cruciaal voor aankoopbeslissingen

De strijd om klanten te winnen, zowel B2B als in B2C, is vaak een strijd om informatie. Tegenwoordig doet de consument uitgebreid online onderzoek voordat hij een aankoopbeslissing neemt. En hoe meer en betere productinformatie beschikbaar is, bijvoorbeeld in de webshop, hoe groter de kans is dat de consument overgaat tot aankoop.

ERP-informatie zoals interne productnummers en andere termen worden in een PIM-systeem gekoppeld aan gebruikersgerichte beschrijvingen die voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar zijn. Hierdoor houd je de kwaliteit van jouw productinformatie hoog en binnen handbereik.

Kwalitatieve productbeschrijvingen zijn om verschillende redenen key:

• Het zorgt voor een betere SEO-score waardoor jouw producten beter vindbaar zijn.
• Goede productbeschrijvingen scheppen vertrouwen, waardoor een klant zich veilig voelt wanneer ze een aankoop doen.
• Een goede productbeschrijving voorkomt teleurstelling bij de koper en zorgt ervoor dat jouw producten minder vaak geretourneerd worden.

Daarnaast schakelen we tegenwoordig steeds meer tussen kanalen, waardoor je als bedrijf moet zorgen voor consistente aanwezigheid op die kanalen. Dit wordt ook wel omnichannel of multichannelmarkting genoemd.

Voor jouw organisatie is in het in ieder geval belangrijk dat de verschillende kanalen efficiënt beheerd kunnen worden en de klant een optimale en consistente klantervaring krijgt. Dit vereist een sterk staaltje datamanagement, om aan de ene kant consistentie te leveren, maar aan de andere kant ook flexibiliteit en snelheid kunt tonen.

 

Altijd up-to-date productinformatie

Niet alleen biedt een PIM-systeem de mogelijkheid om consistent, flexibel en snel juiste productinformatie via diverse kanalen aan de consument te tonen. Dit geldt ook voor de verkopers. Door hen toegang te geven tot een PIM-systeem, hebben zij altijd toegang tot de informatie die zij nodig hebben om potentiële klanten te helpen en adviseren. Zonder dat zij afhankelijk zijn van de marketingafdeling om presentatiemateriaal te produceren.

De verkoper kan unieke brochures en prijslijsten genereren, aangepast aan de specifieke behoeften van de klant. De verkoper kiest eenvoudig wat hij wil gebruiken en welke producten hij wil presenteren.

Een PIM-systeem maakt het ook mogelijk om met gedifferentieerde prijzen te werken. Je kunt de overeengekomen prijsafspraken in het marketingmateriaal plaatsen, waardoor je de foutmarge verkleint. Het grote voordeel van een PIM-systeem is dat je zeker weet dat je met actuele, bijgewerkte gegevens werkt. De verkoper vermijdt het risico om een ​​aanbieding te doen die vol fouten zit (denk aan verouderde specificaties of onjuiste prijzen), die de verkoper anders in verlegenheid zouden brengen en het bedrijf er onprofessioneel uit zou laten zien.

 

Maakt internationale groei mogelijk

Groei kan op verschillende manieren worden bereikt, maar voor veel bedrijven is uitbreiding naar meerdere markten – vaak via e-commerce – de voor de hand liggende manier om op te schalen.

Globalisering betekent vaak ook dat je in meerdere talen moet werken, en elke keer dat er een taal wordt toegevoegd, wordt er een extra laag complexiteit toegevoegd aan de marketingwerkzaamheden. In de praktijk is het onmogelijk om handmatig efficiënte e-commerce in meerdere talen uit te voeren.

Hier toont het PIM-systeem zijn waarde. Het maakt duidelijke processen mogelijk voor het vertalen, bijwerken en publiceren van gegevens, zodat je net zo snel producten op meerdere markten kunt hebben als wanneer je in één taal werkt. Je time to market wordt dus aanzienlijk verkort!

 

Een groter assortiment zonder toenemende voorraad

Met een PIM-systeem kun je het assortiment van je bedrijf laten groeien zonder dat je de voorraad hoeft te vergroten of onnodig veel producten in het ERP-systeem moet toevoegen.

Door de producten in het PIM-systeem aan te maken en daar te laten blijven, kun je ze op gelijke voet met alle andere producten op de markt brengen en pas na verkoop overzetten naar het ERP-systeem.

Dit geldt met name voor groothandels, maar ook voor andere bedrijven met een groot assortiment. Doe-het-zelfcentra hebben er bijvoorbeeld vaak baat bij om meer producten op de markt te kunnen brengen dan ze op voorraad hebben.

 

Optimaliseer je interne processen met een PIM-systeem

Eigenlijk wil je met een PIM-systeem een bepaald probleem oplossen. Het gaat meestal vooral om het overzichtelijk maken van al je productinformatie. Hoeveel toegevoegde waarde het PIM-systeem voor jouw oplossing heeft, hangt af van:

• De complexiteit van jouw productinformatie;
• Het aantal gewenste publicatiekanalen voor deze gegevens.

Heb je veel of erg ingewikkelde productinformatie, dan levert een PIM-systeem je dus veel winst op. Toch kan ook met een kleiner productassortiment PIM goed helpen. Dat is bijvoorbeeld zo wanneer je productinformatie vaak of via verschillende kanalen publiceert.

 

Kortere time-to-market

De meeste bedrijven opereren in een dynamische markt, waar zowel ontwikkeling als klanten snel gaan. Time-to-market is hier een cruciale concurrentiemetric. PIM optimaliseert de time-to-market door het producttraject te stroomlijnen, van ontwikkeling tot productie tot marketing en verkoop.

Het proces van het vrijgeven van een product van ontwikkeling tot marketing verlengt de time-to-market onnodig. Een PIM-systeem optimaliseert het proces aanzienlijk.

In een PIM-systeem kunnen medewerkers van meerdere afdelingen tegelijkertijd aan het product werken en kan marketing dus beginnen met de productie van brochures, folders, catalogi enzovoorts, ook al zijn nog niet alle productdetails definitief. Wanneer de productieafdeling de informatie in de centrale database bijwerkt, wordt de informatie ook bijgewerkt in de betreffende catalogus.

Een PIM-systeem helpt je dus niet alleen informatie opslaan en sorteren, maar ook publiceren, waarbij het zowel om offline als online ‘publicaties’ gaat. Je hebt de informatie bijvoorbeeld nodig voor je website en voor e-commerce doeleinden, maar ook voor in je catalogus en op je prijslijsten en offertes.

Ook automatiseert het PIM-systeem een ​​deel van de samenwerking met vertaalbureaus, zodat het eenvoudig wordt om overzicht te houden over welke productteksten ter vertaling zijn opgestuurd en wat hun status is.

De vertalingen kunnen dan direct in het PIM-systeem worden aangeleverd. Op dezelfde manier stroomlijnt het PIM-systeem een ​​aantal handmatige taken, die anders het proces van het op de markt brengen van een nieuw product zouden vertragen.

 

Meer efficiëntie door automatisering

Wanneer een nieuw product op de markt moet komen, komen er altijd vragen, die meestal lang duren als er geen goed proces voor is. Wanneer je je data structureert in een PIM-systeem, elimineer je alle heen-en-weer communicatie tussen afdelingen.

Nooit meer: “Klopt die prijs wel?” Of.. “Hebben wij product X ook in kleur Y?”.

Het wordt eenvoudiger om verantwoordelijkheid te delegeren en de afzonderlijke afdelingen kunnen zich eenvoudig concentreren op hun eigen kerntaken en er zeker van zijn dat de rest van het bedrijf hetzelfde zal doen.

 

E-commerce wordt eenvoudiger met een PIM-systeem

PIM wordt vaak in één adem genoemd met e-commerce, en daar zijn veel goede redenen voor. Wanneer een bedrijf een online winkel toevoegt aan zijn andere verkoopkanalen, wordt de marketinginspanning meteen veel complexer en veeleisender. E-commerce is van nature de digitale uitwisseling van informatie, wat PIM relevant maakt.

Maar het is vooral de multichannel-dimensie die cruciaal is: als je alleen via een online winkel verkoopt, zal dat vaak alleen mogelijk zijn door de producten alleen in je e-commerceplatform te beheren.

E-commerce vereist een hoge snelheid en dus een systeem dat de creatie en verrijking van de data voor individuele producten efficiënt kan ondersteunen. Informatieve en verkopende productinformatie maakt het verschil voor een webwinkel. Als je aan meerdere landen verkoopt, in meerdere talen, wordt het nog belangrijker om een ​​centrale locatie te hebben om alle productinformatie te beheren. Handmatig bewerken in gefragmenteerde systemen zal veel te veel werk zijn.

Voorbeeld van hoe een PIM-systeem e-commerce kan ondersteunen:

• Snelle import en verwerking van leveranciersgegevens.
• Verrijking van productinformatie van de leveranciers.
• Eenvoudige vertaling van productteksten.
• Controle over hoe de informatie wordt gecategoriseerd en weergegeven met betrekking tot geavanceerd zoeken en filteren.
• Efficiënte verwerking van productafbeeldingen, video's en andere soorten media.